Kundportalen är en separat webbsida riktad till djurägare. Här kan de se bokningar, påminnelser, fakturor och kostnadsförslag samt chatta med kliniken - utan att behöva ringa. Som klinikpersonal behöver du förstå vad kunderna ser och hur du hänvisar dem dit.

Vad är kundportalen?

Kundportalen är en enkel, lättanvänd sida som kunden når via en unik länk kopplad till din klinik. Varje klinik har sin egen portal med klinikens namn och logotyp. Kunden behöver inte installera någon app - allt fungerar i webbläsaren.

Portalen är helt separerad från klinikens system. Kunder kan aldrig se journaler, andra kunders uppgifter eller information som inte rör dem själva.

Hur bjuder man in kunder?

Kunder får en inbjudan via SMS eller e-post med en länk till portalen. Inloggningen är lösenordsfri: kunden anger sin e-postadress eller sitt mobilnummer, får en engångskod via SMS eller e-post och skriver in koden. Kontot kopplas automatiskt till kundposten i VetLogiq via e-postadressen eller telefonnumret - kunden behöver aldrig skapa ett lösenord.

Vad ser kunden?

Portalen har tre flikar: Hem, Kvitton & Fakturor och Min profil.

Hem - startsidan

Hem är kundens startvy. Överst visas en hälsning med kundens namn och hur många ärenden som väntar. Sedan följer, i tur och ordning:

Åtgärdsflödet - en enda lista där allt kunden behöver agera på ligger sorterat efter hur brådskande det är:

• Olästa svar från kliniken - länk in i meddelandetråden.
• Förfallna påminnelser - vaccinationer och kontroller vars datum passerat, med en "Boka"-knapp.
• Obetalda fakturor - med belopp och fakturanummer.
• Kostnadsförslag att besvara - med patientnamn och belopp. Kunden kan godkänna eller avböja direkt här.
• Kommande påminnelser - vaccinationer och kontroller som närmar sig.

När inget väntar visas i stället ett lugnt "allt lugnt"-kort.

Dina husdjur - ett rutnät med kundens djur. Varje kort visar foto (eller en artspecifik ikon), namn, art och ålder plus en liten statusprick och en åtgärd (boka tid, läs svar från kliniken, eller "allt ser bra ut"). Härifrån lägger kunden också till nya husdjur.

Kommande besök - bekräftade bokningar med datum, tid och patientnamn.

Längst ned finns en genväg "Skriv till kliniken" som öppnar en meddelandetråd.

Kvitton & Fakturor

En lista med alla kundens fakturor (utom utkast) med fakturanummer, datum och belopp. Kunden kan ladda ned varje faktura som PDF.

Min profil

På profilsidan ändrar kunden förnamn, efternamn, telefonnummer och profilbild. E-postadressen används som inloggningsuppgift och kan inte ändras av kunden - hänvisa dem till kliniken vid behov. Härifrån når kunden även sina notisinställningar (fliken "Utskick"), där de själva kan välja vilka påminnelser de vill få och via vilken kanal.

Husdjur läggs på startsidan

Kunden ser alla sina registrerade djur i rutnätet "Dina husdjur" på Hem. De kan klicka på ett djur för att se detaljer, vaccinationer och påminnelser. När kunden registrerar ett nytt husdjur skapas det inte direkt - det blir en förfrågan som kliniken godkänner innan djuret blir en riktig patient.

---

Portalens funktioner

Den här artikeln beskriver i detalj vad kunden kan göra i portalen - och vad du som klinikpersonal behöver veta om varje funktion.

Dina husdjur

Kunden ser alla djur som är kopplade till deras kundpost i rutnätet "Dina husdjur" på startsidan. Varje djurkort visar:

• Foto (eller en artspecifik ikon om inget foto finns)
• Namn, art och ålder
• En statusprick och en åtgärd: Boka om en påminnelse är aktuell, Läs om kliniken har svarat i en tråd, annars "Allt ser bra ut"

Registrera nya husdjur

Kunden kan lägga till nya husdjur direkt på startsidan. De fyller i namn och djurslag (obligatoriskt) och kan valfritt lägga till födelsedatum, kön, ras, chipnummer och försäkringsbolag. Djuret skapas inte direkt - det blir en förfrågan som hamnar som ett väntande kort tills kliniken godkänner den och skapar en riktig patient. Fram till dess syns djuret med en "Ny"-markering.

Detaljvy

Klick på ett djurkort visar en detaljsida med all information plus en lista med påminnelser kopplade till det djuret. Om kliniken har aktiverat det visas även djurets vaccinationsstatus. Kommande påminnelser har en "Boka tid"-knapp.

Kvitton & Fakturor

Fliken "Kvitton & Fakturor" visar alla kundens fakturor utom utkast. Varje rad visar:

• Fakturanummer (F-2024031 eller K-123)
• Datum
• Totalbelopp i kronor
• En "Ladda ned PDF"-knapp

Obetalda fakturor uppmärksammas dessutom i åtgärdsflödet på startsidan med belopp och fakturanummer.

Kostnadsförslag

När du skickar ett kostnadsförslag från VetLogiq dyker det upp i kundens åtgärdsflöde på startsidan. Kunden ser:

• Patientnamn
• Totalbelopp
• Knappar för att godkänna eller avböja

Godkänn/avböj-flödet

Kunden klickar "Godkänn" eller "Avböj" och bekräftar i en dialogruta. Statusändringen syns direkt i VetLogiq - du behöver inte fråga kunden separat. När kunden svarat försvinner kortet från flödet.

Bara kostnadsförslag med status "Skickat" visas för kunden. Redan godkända, avböjda eller fakturerade förslag visas inte i portalen.

Bokningar och påminnelser

Bokningar och påminnelser visas på startsidan:

Påminnelser

Påminnelser (vaccinationer, avmaskningar, kontroller) visas med:

• Kategorinamn och patientnamn
• En röd "Förfallen"-markering om datumet har passerat
• En "Boka"-knapp som leder till bokningsformuläret

Förfallna påminnelser sorteras högt upp i åtgärdsflödet för att sticka ut.

Bokningar

Kommande bekräftade besök visas i sektionen "Kommande besök" med datum, tid och patientnamn. Kunden kan klicka på en bokning för att se detaljer.

Förbesöksformulär

Om kunden har en bokning inom de närmaste sju dagarna visas ett förbesöksformulär på bokningsdetaljsidan. Formuläret innehåller fyra frågor:

1. Besöksorsak - Varför kommer djuret in?
2. Pågående medicinering - Vilka mediciner tar djuret?
3. Frågor till veterinären - Något speciellt kunden vill ta upp?
4. Äter och dricker normalt? - En kryssruta

Svaren sparas och syns på bokningsdetaljsidan i VetLogiq. Om formuläret redan är ifyllt visas svaren som läsbar text med en tidsstämpel. Formuläret kan bara fyllas i en gång.

Förbesöksformuläret hjälper veterinären att förbereda sig och sparar tid i konsultationsrummet.

---

Kundhantering via portalen

Den här artikeln förklarar hur kundkonton fungerar, vad kliniken ser jämfört med kunden, och hur du som receptionist hanterar vanliga frågor.

Kundkontots livscykel

Inbjudan och inloggning

Kunden får en inbjudan via SMS eller e-post med en länk till portalen. Inloggningen är lösenordsfri: kunden anger sin e-postadress eller sitt mobilnummer och får en engångskod via SMS eller e-post. När de skrivit in koden loggas de in. Det finns ingen registreringssida och inget lösenord att välja.

Koppling till kundpost

Portalanvändaren kopplas automatiskt till kundposter i VetLogiq via e-postadressen eller telefonnumret. Om kunden har flera kundposter (till exempel en gammal och en ny) ser de alla sina djur, bokningar och fakturor samlat.

Ny inloggning

Varje gång kunden loggar in begär de en ny engångskod - det finns inget lösenord att glömma eller återställa.

Tips: Om en kund ringer och säger att koden inte kommer fram, be dem kolla skräpposten först. Kontrollera också att e-postadressen eller mobilnumret matchar kundposten i VetLogiq - koden skickas dit.

Profil

Kunden kan uppdatera sitt förnamn, efternamn, telefonnummer och profilbild på fliken "Min profil". E-postadressen används som inloggningsuppgift och kan inte ändras av kunden själv - hänvisa dem till kliniken om de behöver byta.

Från profilsidan når kunden även sina notisinställningar ("Utskick"), där de själva kan styra vilka påminnelser de får och via vilken kanal (SMS eller e-post).

Vad kliniken ser vs vad kunden ser

Kliniken ser	Kunden ser
Journaler och SOAP-anteckningar	Inget av detta
Interna anteckningar	Inget av detta
Alla kunders data	Bara sina egna djur och fakturor
Kostnadsförslag med alla statusar	Bara kostnadsförslag som skickats till dem
Fullständig bokningshistorik	Kommande och genomförda bokningar
Receptbelagda läkemedel	Inte synligt i portalen

Tumregel: Kunden ser bara det som direkt rör dem - inga kliniska detaljer, inga andra kunder, inget ekonomiskt som inte gäller deras egna fakturor.

Vanliga frågor från kunder

"Jag kan inte logga in"

1. Kommer engångskoden fram? Be dem kolla skräpposten.
2. Använder de rätt e-postadress eller mobilnummer? Kontrollera att det matchar kundposten i VetLogiq - koden skickas dit.
3. Ännu inget mejl eller SMS? Skicka en ny inbjudan från kundposten.

"Jag ser inte mitt djur"

Djuret kan vara kopplat till en annan kundpost med en annan e-postadress. Kontrollera e-postadressen på kundposten i VetLogiq. Nyregistrerade husdjur är dessutom väntande tills kliniken godkänt dem.

"Jag vill byta e-postadress"

E-postadressen kan inte ändras av kunden. Uppdatera e-postadressen på kundposten i VetLogiq - kunden loggar sedan in med den nya adressen och får sin engångskod dit. Kontot kopplas automatiskt, kunden behöver inte göra något extra.

"Jag ser en gammal faktura som obetald"

Kontrollera fakturans status i VetLogiq. Om den är betald men inte markerad som det, uppdatera statusen så försvinner den från kundens åtgärdsflöde.

Tips för receptionister

• Bjud in aktivt - Nämn portalen vid besök: "Har du loggat in i vår kundportal? Där kan du se bokningar och få påminnelser."
• Skicka kostnadsförslag via portalen - Kunden kan godkänna i lugn och ro hemma istället för att bestämma sig på plats.
• Kontrollera förbesöksformulär - Om kunden fyllt i det inför ett besök, läs igenom svaren innan konsultationen börjar.
• Hänvisa till portalen - Istället för att leta upp fakturanummer per telefon, hänvisa kunden till fliken Kvitton & Fakturor i portalen.