Dubblettkontroll vid ny kund
När du skapar en ny kund kontrollerar VetLogiq automatiskt om personen redan finns i systemet. Detta sker när du klickar på Spara — inte medan du skriver — och stannar sparningen om något ser misstänkt ut.
Dubletter är ett riktigt problem på kliniker: samma djurägare läggs in två eller tre gånger över åren med lite olika stavning, olika telefonformat eller en extra mellanslag. Varje dublett splittrar den kliniska historiken, krånglar fakturering och gör GDPR-begäranden svårare än de borde vara.
När triggas kontrollen?
Kontrollen körs varje gång du klickar på Spara (eller Spara och lägg i kö) i formuläret för ny kund. Den körs inte vid redigering av befintlig kund och inte i portalen.
Tre nivåer av matchning
VetLogiq använder tre nivåer, i följande ordning:
1. Personnummer (hårt block)
Om du fyllt i ett giltigt personnummer som redan finns på en befintlig kund visas en dialog (Denna kund finns redan) som blockerar sparningen:
Personnumret tillhör redan Anna Andersson. Personnummer är unikt — ny kund kan inte skapas med samma personnummer. [Öppna Anna Andersson] [Avbryt]
Här finns ingen "skapa ändå"-knapp eftersom personnummer per definition är unikt per person.
2. Starka signaler (e-post, telefon, namn)
Om personnummer saknas men någon av följande matchar exakt en befintlig kund, visas en lista med möjliga dubletter:
- E-post (skiftlägesokänsligt)
- Telefon (mobil, hem, eller arbete, normaliserad)
- För- och efternamn (exakt)
Kort med e-post + namn eller telefon + namn rankas högst. Enbart telefon eller e-post (utan namn-match) visas som svagare träff i muted styling — anledning: familjemedlemmar delar ofta kontaktuppgifter, så detta ensamt är inte tillräckligt.
3. Liknande namn + postnummer/adress (fuzzy)
Bara om Tier 2 inte hittade något: systemet söker kunder i samma postnummer eller med liknande efternamnsbörjan, och jämför sedan hela för+efternamnet med Jaro-Winkler-algoritmen. Om likheten är ≥ 0.9 och postnummer eller adress också stämmer, visas kunden som kandidat. Detta fångar stavfel som "Andresson" vs "Andersson".
Dialogens val
För varje kandidat-kund visas:
- Namn, ort och kontaktuppgifter
- Matchningsanledningar som små etiketter (e-post, telefon, namn, postnummer, liknande namn)
- Kundens patienter — om du skrivit in ett patientnamn i formuläret markeras den patient som matchar
Knapparna på varje kandidatkort anpassar sig efter om en trolig patientmatch finns:
- Välj [kundnamn] + [patient] — när en patient hos kandidaten matchar det du skrev in. Vanligaste valet.
- Välj [kundnamn] + ny patient — när kunden matchar men det är en ny patient som ska läggas till.
- Välj [kundnamn] — utan patient, om du inte skrev in en patient eller vill lägga till den senare.
Längst ner i dialogen finns också:
- Skapa ny kund ändå — när du är säker på att det trots matchen är en ny person (t.ex. familjemedlem med samma telefon). Detta val loggas i en intern audit-tabell så admin senare kan granska hur ofta dubletter skapats medvetet.
- Avbryt — stäng dialogen och återgå till formuläret för att justera.
Arkiverade kunder
Om en matchning pekar på en arkiverad kund visas kortet med en "arkiverad"-markering. Du kan ändå välja den — kunden återaktiveras då via det separata återaktiveringsflödet.
När ska du klicka "Skapa ny kund ändå"?
Typiska fall där dubblett-dialogen felaktigt triggas:
- Familjemedlemmar i samma hushåll med samma telefon eller e-post. Exempel: två syskon som äger varsin hund men delar familjemobilen. Här är "Skapa ny kund ändå" rätt val.
- Likadana namn, olika personer — "Anna Andersson" är inte en unik identifierare; om personnummer skiljer och personen står i en annan stad är det förmodligen två olika personer.
- Äldre felregistrering — om den gamla kundposten är slarvigt ifylld och inte matchar på personnummer, kan det vara enklare att skapa ny och rensa den gamla senare.
Om du gör det här ofta är det ett signum att någon i datan faktiskt borde städas — prata med kliniksadmin om att städa dubletter i bulk.
Vad systemet INTE gör
- Aldrig auto-merge. Systemet slår aldrig ihop två kunder automatiskt, oavsett hur säker matchen är. Sammanslagning är alltid ett manuellt beslut (och det sker inte i detta flöde).
- Ingen realtidskontroll. Kontrollen sker bara vid spara. Om du skriver personnumret och sedan ändrar dig, ingen varning medan du skriver — bara vid spara-knappen.
- Kommer inte åt andra klinikers kunder. Dubblettkontrollen är alltid begränsad till din egen klinik (tenant).
Se även: