Hemliga anteckningar

Det finns information som teamet behöver känna till men som kunden aldrig ska se: "Tappar tålamod om man dröjer med fakturan", "Påminn om att inte lämna hunden själv i väntrummet", "Klagade på personal vid förra besöket - hantera känsligt". Den här typen av interna noteringar hör hemma i hemliga anteckningar.

Två platser

Hemliga anteckningar finns på två nivåer:

• På kunden - gäller kunden själv, oavsett patient (t.ex. betalningsbeteende, kommunikationsstil)
• På patienten - gäller djuret (t.ex. "Stressar i väntrum, ge tillgång till lugnt rum direkt")

Båda finns under en egen flik på respektive kort.

Vad gör dem "hemliga"?

Hemliga anteckningar:

• Visas aldrig i kundportalen - kunden ser dem inte även om de loggar in
• Inkluderas inte i journalutskrifter - följer inte med på remisser eller PDF-export
• Exporteras inte vid GDPR-utdrag till kunden
• Är inte del av journalen - de räknas inte som hälsouppgifter och faller inte under SJVFS-arkivering

De är ett internt arbetsverktyg, inte ett dokument som kan delas ut.

Behörighet

Alla med åtkomst till kund- eller patientkortet kan se och redigera hemliga anteckningar. Det finns inte ett separat behörighetssteg - tanken är att informationen ska vara lätt att hitta för teamet.

Vill kliniken begränsa vem som ser dem, lägg dem inte här - använd istället ett separat dokument utanför systemet.

Granskningslogg

Varje ändring loggas med användare och tidsstämpel. Om en anteckning tas bort syns det i historiken vem som gjorde det, även om innehållet inte längre visas.

När använder du hemliga anteckningar?

Bra exempel:

• Kommunikationspreferenser ("Ringer hellre än SMS")
• Praktiska påminnelser ("Allergisk mot parfym - undvik doftande rengöring i undersökningsrum")
• Kundsensitiva noteringar som inte är medicinska

Mindre bra:

• Värderande omdömen om kunden ("Jobbig kund") - osakligt och risk för obehag om de skulle se det vid GDPR-utdrag eller i en framtida policyändring
• Medicinsk information om patienten - hör hemma i journalen, inte här
• Allergivarning eller beteendevarning - använd medicinska varningar istället, så syns det överallt

Skillnad mot vanliga anteckningar

Hemliga	Vanliga (på kort)
Visas aldrig för kund	Kan synas i utskrift / portal
Internt för teamet	Tillhör kund- eller patientuppgifterna
Inte del av GDPR-export till kund	Del av exporten

Bra praxis

• Skriv sakligt - tänk att en kollega om tre år ska förstå vad du menade
• Datera viktiga anteckningar - "2026-03 - bytte fakturaadress, gamla saknades pga flytt"
• Rensa när det är inaktuellt - en anteckning från 2019 om att kunden var sjuk är förmodligen inte längre relevant
• Använd medicinska varningar för säkerhet - hemliga anteckningar är inte synliga vid bokning, incheckning eller på behandlingstavlan