En kund som får en påminnelse om sitt djurs vaccination kommer tillbaka. En kund som glömmer gör det kanske inte. VetLogiq:s aviseringssystem ser till att rätt person får rätt meddelande vid rätt tillfälle - automatiskt.

Automatiska påminnelser

De här skapas utan att du behöver göra något:

Bokning skapad - Bekräftelse skickas direkt (om du kryssade i det)
Vaccination given - Påminnelse schemaläggs till nästa tillfälle
Uppföljning markerad - Påminnelse vid angivet datum
Hälsokontroll - Årspåminnelse (om konfigurerat)
Medicinpåfyllning - Påminnelse när recept löper ut (om konfigurerat)

Varje påminnelse har ett schemalagt datum. En bakgrundsprocess kontrollerar och skickar dem automatiskt.

Vilken kanal?

Påminnelser skickas via de kanaler kunden har accepterat:

SMS - Om kunden har mobilnummer och accepterar SMS
E-post - Om kunden har e-post och accepterar mejl
Båda - Om allt finns och är accepterat

Saknar kunden kontaktuppgifter eller har avböjt en kanal hoppas den över tyst.

Manuella påminnelser

Du kan skapa påminnelser manuellt direkt från patientens sida. Ange datum, välj eventuell kategori (vaccination, hälsokontroll med mera) och koppla produkter och patienter.

Vanliga användningsfall:

Sårrevision om 10 dagar
Blodprovsuppföljning om 2 veckor
Årsbooster om 12 månader

Aviseringsmallar

Administratörer konfigurerar mallar under Klinikinställningar - Aviseringar. Mallarna styr hur meddelanden ser ut.

Varje mall har en kanal (e-post, SMS eller båda), språk, ämnesrad (för mejl) och brödtext med variabler som fylls i automatiskt. Till exempel:

Kundnamn fylls i automatiskt
Patientnamn fylls i
Vaccinationer listar aktuella vacciner
Datum och tid visar bokningens tidpunkt
Klinikens namn hämtas från inställningarna

Du kan förhandsgranska mallar med testdata innan du sparar. Mallarna stöder villkorsstyrd text - till exempel visa vaccinationsnamn bara om det finns vacciner att påminna om.

Kanalinställningar

Administratören ställer in avsändarnamn för SMS, svarsadress och visningsnamn för e-post, och en eventuell e-postsidfot. Bokningsbekräftelser innehåller en avbokningslänk som kunden kan använda utan att logga in.

Notifikationscentret (för personal)

Skilt från kundpåminnelserna finns det interna notifikationssystemet. Notifikationer skickas i realtid till alla inloggade - nya bokningsförfrågningar, ändrade varningar, systemmeddelanden.

Klicka på klockikonen i toppmenyn. En röd siffra visar antal olästa. Varje notifikation har titel, meddelande och tidsstämpel. Du kan markera alla som lästa, radera enskilda eller rensa alla.

Notifikationer visas i olika färger beroende på typ: grönt för framgång, orange för varning, rött för fel och blått för information.

Utskickskategorier och opt-out

Vad är det: En kund kan tacka nej till enskilda typer av utskick — påminnelser, omdömesförfrågningar eller vårdinformation — utan att det påverkar bokningsbekräftelser, fakturor eller inloggningskoder, som alltid går fram.

Varför: En kund som säger "jag vill inte ha vaccinationspåminnelser, men behåll bokningsbekräftelser och fakturan på mailen" ska kunna få precis det, direkt vid disken. Opt-out är kundens eget, bestående val — det skiljer sig från att bocka av en enskild påminnelserad i "Att göra" (se Obs nedan).

Vem använder det: Receptionist och klinikchef, vid kundkortet. Kunden själv via portalen eller en avprenumerera-länk i mejlet.

De tre kategorierna

Kategori	Vad den styr
Påminnelser	Vaccination som förfaller eller är försenad, samt manuella recalls
Omdömesförfrågningar	Frågan som skickas efter ett besök om hur det gick
Provsvar & vårdinformation	Notisen om att ett labbsvar är klart, samt påminnelsen om att hemgångsinstruktioner finns i portalen

Bokningar (bekräftelser, av-/ombokning, påminnelser 24h/1h före), fakturor och inloggning (engångskoder, lösenordsåterställning) går alltid fram — dessa kategorier går inte att stänga av. De räknas som avtalsuppfyllelse, inte marknadsföring.

Så här gör du:

Öppna kundkortet och redigera kunden. Under samtycken finns rubriken Utskickskategorier med tre reglage, ett per kategori.
Slå av ett reglage för att stänga av kategorin. Ändringen sparas direkt — det finns ingen separat Spara-knapp.
Läs spårbarhetsraden som visas under en avstängd kategori: den visar datum och hur avstängningen gjordes (av dig, via portalen, eller via en avprenumerera-länk i ett mejl).
Slå på reglaget igen för att återuppta den kategorin.

En avstängd kategori syns också som en badge (Opt-out: Påminnelser och liknande) i kundpanelen i kassavyn, så det är synligt vid nästa besök utan att öppna kundkortet.

Hantera-checkboxen: skillnaden mot en vanlig avfärdning

I "Att göra"-listan kan en rad markeras som hanterad med anledningen Ägaren tackar nej. Där finns en extra kryssruta: "Kunden vill inte ha påminnelser alls".

Utan bock: bara den här raden tystas — kunden kan fortfarande få framtida påminnelser för andra vaccinationer eller nästa förfallodatum.
Med bock: samma sak, PLUS att kundens Påminnelser-kategori stängs av permanent, precis som om du hade gjort det på kundkortet. Det är ett genvägsalternativ till att öppna kundkortet separat.

Obs: en vanlig avfärdning (utan bock) i "Att göra" är INTE en opt-out. Den tystar bara den specifika raden, ofta tidsbegränsat. Om kunden vill slippa hela kategorin, bocka i rutan eller stäng av kategorin på kundkortet.

Portalen och mejllänken skriver in i samma modell

Kunden kan själv styra sina utskick på två andra sätt, och båda landar i exakt samma register som kundkortet:

Portalen — sidan "Utskick" under kundens egna inställningar. Ändringar sparas direkt.
Avprenumerera-länken — varje mejl i en avstängningsbar kategori har en länk längst ner. Kunden klickar, ser en bekräftelsesida, och klickar en gång till för att bekräfta. Det går även att ångra direkt på samma sida.

Oavsett vilken väg kunden väljer syns ändringen omedelbart i kundkortets spårbarhetsrad — källan (personal, portal eller mejllänk) visas alltid.

Vanliga scenarier:

Scenario: En kattägare säger vid utcheckning att hen inte vill ha fler vaccinationspåminnelser för just den katten, men vill fortfarande ha fakturor på mejl. Stäng av Påminnelser på kundkortet — fakturor och bokningar fortsätter som vanligt.
Scenario: En hundägare har redan klickat avprenumerera-länken i ett vaccinationsmejl. Nästa gång kundkortet öppnas syns spårbarhetsraden "via e-postlänk" under Påminnelser, utan att någon i personalen behövde göra något.

Lagkrav: GDPR Art. 21 ger registrerade rätt att invända mot direktmarknadsföringsliknande utskick. Påminnelser och omdömesförfrågningar omfattas; bokningar och fakturor räknas som avtalsuppfyllelse och omfattas inte.

Se även: Notifieringar och påminnelser, Hantera påminnelser manuellt

Påminnelser och aviseringar