Chefens guide till schemahantering

Schema-vyn ger dig full kontroll över när kliniken är öppen och när personalen arbetar. Den är en egen vy i kalenderns vyväljare, jämbördig med Dag och Vecka - det finns ingen separat schemasida och ingen schemadialog. Det mesta gör du genom att klicka direkt i veckorutnätet, och de klinikövergripande inställningarna når du via två knappar i åtgärdsraden ovanför rutnätet.

Principen är enkel: klicka på det element vars omfattning matchar det du vill ändra. En persons standardschema redigerar du via personens namn och en enskild stängning via ett dagshuvud. Klinikens öppettider och årets stängningar hanterar du via knapparna Öppettider och Stängda dagar i åtgärdsraden.

Klinikens öppettider

Klinikens öppettider är ramverket allt annat ligger inom. Klicka på knappen Öppettider i åtgärdsraden ovanför rutnätet för att öppna öppettidspanelen. Där har du en rad per veckodag, var och en med en öppen- eller stängd-växlare och, när dagen är öppen, en start- och en sluttid. Raden Öppettider överst i själva rutnätet visar de inställda tiderna per dag men är inte klickbar - det är knappen du redigerar från.

Öppettiderna fyller två syften: nyanställd personal får sitt standardschema fröat från dem, och de styr när kundportalen kan erbjuda tider. Du redigerar dem bara här - de dupliceras inte i klinikinställningarna.

Personalens standardschema

Standardschemat är en persons återkommande arbetsvecka. Klicka på personens namn i personalkolumnen för att öppna standardschemapanelen. Här ställer du in:

• Arbetsdagar - veckodagschipparna för de dagar personen normalt jobbar. Veckodagar då kliniken är stängd går inte att välja.
• Tider - arbetspassets start- och sluttid.
• Rast - en valfri rast med start- och sluttid. Bokningar som hamnar på rasten visas som mjuk konflikt i bokningskalendern.

Standardschemat är personens norm. Engångsavvikelser - en ledig dag, ett kortare pass, ett möte - hanteras inte här utan som frånvaro eller blockering direkt i en dagsruta.

En nyanställd behöver inget separat uppstartssteg: standardschemat fröas automatiskt från klinikens öppettider, och du justerar sedan det som skiljer sig för just den personen.

Stänga kliniken en dag

En klinikstängning är en engångsstängning av hela kliniken på en annars öppen dag - en röd dag, en klinikdag, en inventering. Klicka på dagshuvudet för den dag du vill stänga för att öppna stängningsformuläret.

I formuläret anger du om stängningen gäller hela dagen eller bara vissa timmar, samt en anledning. Stängningen slår igenom på alla personalrutor den dagen.

Ska du lägga in många stängningar på en gång - till exempel alla röda dagar inför ett nytt år - öppnar du i stället knappen Stängda dagar i åtgärdsraden. Den dialogen ger en årsöversikt över klinikens stängningar och ett avsnitt Lägg till röda dagar där årets svenska helgdagar redan är ikryssade och läggs till i ett svep. Vissa kliniker håller öppet på röda dagar, så du bekräftar själv vilka som ska stängas.

Mer om stängningar finns i guiden för klinikstängningar.

Behörigheter

Med behörigheten att hantera schema ser du hela teamets veckorutnät och kan redigera öppettider, allas standardscheman, frånvaro och stängningar. Personal utan den behörigheten ser sin egen rad plus en läsbar remsa med kollegornas ledigheter, och hanterar bara sin egen frånvaro.