Gallringsregler

VetLogiq blockerar radering av journaler och ekonomiskt underlag under den lagstadgade bevarandeperioden. Det är inte ett tekniskt fel — det är en juridisk nödvändighet. Den här artikeln förklarar varför, vilka regler som gäller och vad du kan göra i stället för att radera.

Varför kan jag inte radera?

Svensk lagstiftning ställer krav på hur länge olika typer av data måste bevaras:

Journaldata — 5 år (SJVFS 2023:19)

Statens jordbruksverks föreskrift SJVFS 2023:19 kräver att journalanteckningar för djursjukvård bevaras i minst 5 år efter den senaste anteckningen. Kravet gäller:

• Journalanteckningar (SOAP och fritext)
• Bokningar och konsultationsdokumentation
• Vaccinationsregister
• Viktkurvor och andra hälsoparametrar
• Laboratorieresultat

Detsamma gäller indirekt för patienter och kunder: en patient med journalanteckningar kan inte raderas förrän alla journaler passerat 5-årsperioden. En kund kan inte raderas om kunden har djur med aktiva bevarandekrav.

Bokföringsunderlag — 7 år (Bokföringslagen 7 kap. 2 §)

Bokföringslagens (BFL) krav innebär att räkenskapsinformation måste bevaras i minst 7 år räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I VetLogiq gäller detta:

• Fakturor (receipts) och fakturaraderna
• Betalningsregistreringar

Vad ser jag om jag försöker radera?

Om du försöker radera en post som skyddas av bevarandekraven visas ett felmeddelande som förklarar anledningen. Det är inte möjligt att kringgå blockeringen — inte ens med administratörsrättigheter.

Mjuk radering — vad det innebär

Poster som du raderar i VetLogiq genomgår en mjuk radering: posten markeras som raderad och döljs från alla listor och sökningar, men finns kvar i databasen. Det innebär:

• Journaler, patienter, kunder och bokningar — visas inte längre i systemet men bevaras i bakgrunden under bevarandeperioden
• Fakturor och fakturaraderna — detsamma, bevaras i 7 år
• Åtkomstloggar — döljer inte bevarade poster; de är synliga i revisionsloggen

Poster som passerat bevarandegränsen och är mjukraderade kan i ett framtida steg rensas permanent av systemadministratören. Det är en funktion som planeras men som ännu inte är implementerad.

GDPR och bevarandeplikt

GDPR Art. 17(3)(b) ger ett uttryckligt undantag från rätten till radering när behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt nationell rätt. Det innebär att en klinik lagligen kan neka en kunds begäran om radering om kunden har djur med journalanteckningar som ännu inte passerat 5-årsperioden.

Praktisk riktlinje: Om en kund begär att bli raderad — kontrollera om kunden har djur med journaler som är yngre än 5 år. Om ja, förklara att radering inte är möjlig under bevarandeperioden och hänvisa till SJVFS 2023:19. Dokumentera begäran och avslaget.

Sammanfattning av bevarandeperioder

Datatyp	Lag	Bevarandetid
Journalanteckningar	SJVFS 2023:19	5 år från senaste anteckning
Patienter med journaler	SJVFS 2023:19	5 år (indirekt)
Bokningar	SJVFS 2023:19	5 år
Vaccinationer, vikter, labbsvar	SJVFS 2023:19	5 år
Fakturor och fakturaraderna	Bokföringslagen 7:2	7 år