Bokningsstatus och onlinebokning

Varje bokning lever sitt eget lilla liv - från skapad till slutförd. Här går vi igenom hur statusarna fungerar och hur du hanterar onlinebokningar som kommer in från kundportalen.

Bokningens livscykel

En bokning rör sig genom sju möjliga statusar, antingen manuellt (du klickar) eller automatiskt (vid incheckning eller besöksslut). Statusarna är konfigurerbara per klinik, men alla kliniker startar med samma sju standardstatusar:

De vanligaste stegen ser ut så här:

1. Schemalagd - Standardstatus för nya bokningar, ännu inte bekräftad
2. Bekräftad - Kunden eller personalen har bekräftat att besöket ska ske
3. Anlänt - Kunden har kommit till kliniken (sätts vid incheckning)
4. Slutförd - Besöket är klart

Utöver dessa finns Väntelista (bokningar som väntar på en ledig tid), Avbokad (bokningen ställdes in) och Uteblivit (kunden dök inte upp). De tre statusarna Slutförd, Avbokad och Uteblivit är slutgiltiga (terminala) och kan inte ändras vidare. Det är avsiktligt för att statistiken ska vara tillförlitlig.

Ändra status

Du kan göra det på tre sätt:

1. Från översikten - Incheckningsknappen ändrar till "Anlänt"
2. Från bokningsformuläret - Öppna bokningen och välj ny status
3. Automatiskt - Incheckning sätter "Anlänt", slutförande sätter "Slutförd"

Onlinebokningsförfrågningar

Har kliniken aktiverat onlinebokning kan kunder skicka in bokningsförfrågningar via kundportalen. Du hanterar dem i en sidopanel i kalendern.

Sidopanelen

I ihopfällt läge syns bara ett litet märke med antalet väntande förfrågningar. Expandera panelen för att se alla förfrågningar med datum, tid, gästens namn, djur och kontaktuppgifter. Panelen expanderar automatiskt när nya förfrågningar kommer in.

Godkänna eller avvisa

Två knappar per förfrågan:

• Godkänn - Bokningen bekräftas, kunden meddelas via mejl och SMS
• Avvisa - Förfrågan tas bort, kunden meddelas

Förfrågning eller direktbokning?

Klinikens administratör väljer om onlinebokningar ska vara förfrågningsbaserade (kräver godkännande, standard) eller direktbokade (bekräftas automatiskt). De flesta kliniker kör med förfrågningsläge i början för att ha kontroll, och kan byta till direktbokning när allt känns stabilt.